Con il Provvedimento del 22 febbraio 2024, n. 99878885, il Garante Privacy ha dato avvio alla consultazione pubblica circa il tema della conservazione dei metadati degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori (giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto, dimensione dell’e-mail).
Tale decisione è pervenuta a seguito delle numerose perplessità che ha destato il Provvedimento del Garante n. 9978728 del 21/12/2024 (“Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” o “Linee-Guida”), in ragione delle notevoli difficoltà organizzative e di attuazione, nonché dei rischi che ingenererebbe, in capo ai datori di lavoro.
Tale provvedimento, ricordiamo, limita la conservazione dei metadati delle email dei lavoratori a sette giorni (estensibili a un massimo di 9). Per poter conservare i metadati per un periodo più ampio, specifica il Garante, il datore di lavoro deve attivare la procedura ex art. 4 L 300/1970 (“Statuto dei Lavoratori”) e dunque procedere ad un accordo sindacale o autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro.
Tale provvedimento ha suscitato un notevole numero di critiche anche alla luce del rilievo che la conservazione delle mail aziendali, nella loro interezza (inclusi i metadati) è molto spesso necessaria per lo svolgimento dell’attività lavorativa dell’azienda e del lavoratore nonché, ove necessario, strumento legale e di prova.
Si attende dunque il parere di datori pubblici e privati, esperti della disciplina e soggetti interessati, i quali entro 30 gg potranno inviare le proprie osservazioni o proposte al Garante. Per analogo periodo di tempo è stata sospesa l’efficacia delle Linee – Guida.
Da più parti ci si augura che il periodo di conservazione dei metadati possa tornare ad essere stabilito dal datore di lavoro in base alle proprie esigenze organizzative, aziendali e legali.